Der KI-gestützte Reception Signage Bot
Der Lobby-Monitor des Evangelischen Regionalverbands (ERV) wird mit unserem KI-gestützten Reception Signage Bot zu einem dynamischen Informationszentrum.
Er verwandelt herkömmliche Bildschirme, indem er relevante Inhalte, aktuelle Nachrichten und wichtige Hinweise liefert, die sich automatisch an die Zielgruppe anpassen.
Dieser Bot schafft eine moderne und effiziente Kommunikationsplattform, die den ersten Eindruck prägt und den Alltag erleichtert – von Veranstaltungsplänen bis zu personalisierten Begrüßungen.
Ausgangssituation & Herausforderung
Der Evangelische Regionalverband (ERV) kämpft mit der unsichtbaren und zeitaufwändigen Verbreitung wichtiger Informationen, was zu ineffizienter Kommunikation führt.
Verteilte Inhalte
News und Events sind über fünf+ Systeme verstreut, was konsistente und aktuelle Kommunikation am Foyer-Monitor erschwert.
Hoher Zeitaufwand
Manuelles Erstellen von Präsentations-Slides ist zeitraubend (3+ Stunden/Woche) und bindet Ressourcen.
Technische Anforderungen
Digitale Lösungen müssen strenge Richtlinien wie Barrierefreiheit (WCAG 2.1 AA) und Corporate Design einhalten.
Mangelnde Aktualität
Hoher manueller Aufwand führt zu veralteten Inhalten und mindert die Relevanz für Besucher und Mitarbeitende.
Fehlende Flexibilität
Die starre Struktur statischer Präsentationen verhindert dynamische Anpassungen an Zielgruppen oder Tageszeiten.
Die Verbandsleitung wünscht eine moderne, digitale Foyer-Präsenz, die Besucher informiert. Die derzeitige manuelle Content-Erstellung ist jedoch ressourcenintensiv und beeinträchtigt Qualität sowie Aktualität. Eine innovative Lösung für effiziente und ansprechende Kommunikation ist dringend erforderlich.
Unsere Vision: Automatisierte Echtzeit-Information
Wir revolutionieren die Kommunikation im Evangelischen Regionalverband: Aktuelle Informationen gelangen automatisiert an alle relevanten Touchpoints, ohne manuelle Ressourcen zu überlasten. Dies schafft ein dynamisches und informatives Umfeld für Besuchende und Mitarbeitende.
KI-Kurator: Intelligente Inhaltssammlung
Ein KI-basierter Kurator sammelt und verdichtet relevante Inhalte aus verschiedenen Quellen auf prägnante 120 Zeichen für digitale Displays.
Effiziente Freigabe: Publizieren mit einem Klick
Nach KI-Aufbereitung genügt ein Klick zur Freigabe. Informationen rotieren dynamisch und visuell auf Displays, kontinuierlich aktualisiert.
Deutliche Zeitersparnis: Fokus auf Strategie
Automatisierung spart der Redaktion mindestens zwei Stunden pro Woche für strategische Aufgaben und tiefere Geschichten. "Write once – publish everywhere" wird Realität.
Zentrale Steuerung: Ein System für alle Kanäle
Der KI-Signage Bot bespielt nicht nur den Lobby-Monitor, sondern auch zukünftig weitere digitale Anzeigesysteme und Online-Kanäle zentral.
Diese Lösung informiert Besuchende und Mitarbeitende umfassend, reduziert den redaktionellen Aufwand drastisch und steigert Produktivität. Ein Gewinn für alle, der eine neue Ära der Echtzeit-Information einläutet.
Drei Szenarien für die Zukunft
Diese Szenarien zeigen die Entwicklung der Inhaltsbereitstellung von manuellen Prozessen zur vollständigen KI-Integration.
1
Szenario A: Ohne KI
Manueller Redaktionsplan mit wöchentlicher Aktualisierung per USB-Stick. Dieser Workflow ist zeitintensiv und unflexibel.
  • Zeitaufwand: 4-6 Std./Woche
  • Keine automatische Aktualisierung
  • Hohe Fehleranfälligkeit
  • Eingeschränkte Skalierbarkeit
2
Szenario B: Automation light
Teilautomatisierte Inhaltssammlung. Texterstellung ist teilweise automatisiert, Bildbearbeitung und Layout bleiben manuelle Aufgaben.
  • Zeitaufwand: ca. 2 Std./Woche (für Bild/Layout)
  • Teilautomatisierte Prozesse, manuelle Schritte bleiben
  • Bildbearbeitung als Engpass
  • Verbesserte Aktualität, keine Echtzeit
3
Szenario C: KI-gestützter Signage-Bot
KI-unterstützter Workflow: GPT-4o fasst Inhalte zusammen, Canva-API erstellt Slides. Freigabe mit einem Klick, MRSS-Feed automatische Aktualisierung.
  • Zeitaufwand: Weniger als 5 Min./Slide
  • Maximale Automatisierung (Inhalt, Layout, Verteilung)
  • Konsistentes Design
  • Echtzeit-Aktualisierung, minimale Fehler
Das Projektteam: Gebündelte Kompetenz
1
Sponsor
Die Verbandsleitung verantwortet Budget, strategische Ausrichtung und Legitimation des Projekts.
2
Projektleitung
Die KI-Managerin leitet das Projekt, entwickelt das Gesamtkonzept und koordiniert die Umsetzung.
3
Qualitätsmanagement
Das Qualitätsmanagement stellt die Einhaltung der WCAG/BITV-Standards für barrierefreie Inhalte und Prozesse sicher.
4
Kommunikation
Marketing-Strategen verantworten das gesamte Storytelling und Design des Bots und seiner Outputs.
Das Kernteam wird durch unerlässliche IT-Unterstützung für technische Implementierung, Zapier-Workflows, Hosting und Hardware ergänzt. Die Stabsstelle Datenschutz gibt die rechtlichen Rahmenbedingungen frei, die Stabsstelle Kommunikation ist speziell für die Integration des KI-Signage-Bots mit dem Headless-CMS verantwortlich. Diese Teamaufstellung bündelt alle nötigen Kompetenzen für eine erfolgreiche Entwicklung.
Technischer Workflow des KI-Signage-Bots
Der KI-gesteuerte Signage-Bot integriert sich nahtlos in das digitale Ökosystem des ERV. Er nutzt bestehende APIs, um konsistente Inhalte zu liefern, redundante Datenpflege zu eliminieren und Informationen zentral zu verwalten, die automatisch an alle relevanten Kanäle, einschliesslich digitaler Foyer-Anzeigen, verteilt werden.
1. Quellen erschließen
Automatische Sammlung relevanter Informationen aus digitalen Quellen wie RSS-Feeds, Kalendersystemen und Social Media.
2. KI-Aufbereitung
Automatisierungstools (Zapier) und KI (GPT-4o) bereiten Inhalte auf, fassen diese zusammen und wählen passende Bilder aus.
3. Redaktionelle Freigabe
KI-generierte Inhalte werden in Notion zur schnellen Prüfung und Freigabe durch das Redaktionsteam bereitgestellt.
4. Automatisches Rendering
Freigegebene Inhalte werden via Canva-API gerendert und als MRSS-Feed in AWS S3 gespeichert.
5. Anzeige im Foyer
BrightSign-Player rufen den MRSS-Feed ab und zeigen aktuelle Informationen im Foyer an (ca. 20 Sek./Slide).
Der KI-Signage-Bot kombiniert Automatisierung mit menschlicher Expertise: KI aggregiert, bereitet vor und rendert Inhalte, während der Mensch Kontrolle und finale Freigabe behält. Dies sichert aktuelle, relevante und hochwertige Informationen bei minimalem Aufwand.
Investition & Nutzen
Der KI-Signage-Bot erfordert eine einmalige Investition in Hardware und minimale Softwarelizenzen, mit schnellem ROI durch Kostentransparenz und messbaren Nutzen.
Übersicht der Investitionskosten
Initiale Hardwarekosten:
Laufende Softwarekosten sind gering und durch Effizienzgewinne kompensiert.
Messbare Erfolgsmetriken und Vorteile
  • Aktualisierungslatenz <10 Min.: Topaktuelle Foyer-Infos.
  • >30 Slides/Monat: Dynamischer, abwechslungsreicher Inhalt.
  • Redaktionsaufwand <10 Min./Slide: Minimaler manueller Aufwand.
  • Content-Konsistenz ≥ 95%: Einheitliche Markenbotschaften.
  • Besucher-Feedback "Info gefunden" > 85%: Effektive Informationsbereitstellung.
  • 100% WCAG AA: Volle Barrierefreiheit.
  • Reduzierung Printmaterialien: Kostenersparnis & Nachhaltigkeit.

Return on Investment (ROI)
Die Investition amortisiert sich in weniger als 8 Monaten. Durch Automatisierung wird eine Zeitersparnis von 2-4 Stunden/Woche im Redaktionsteam erzielt, was zu erheblichen wirtschaftlichen Vorteilen und verbesserter Kommunikation führt.
Zeitplan und nächste Schritte
1
Juli 2025
Anforderungsdefinition und Konzeption des KI-Bots.
2
August 2025
Design-Template-Entwicklung und Aufbau der technischen Architektur.
3
September 2025
Feinabstimmung des Designs und WCAG-Tests für Barrierefreiheit.
4
Oktober 2025
Live-Präsentation der Proof-of-Concept-Demo im Foyer.
5
November 2025
Vorstellung der Demo des Player-Feeds vor dem Vorstand und finale Abnahme.
Motivation & Vision
Die Diakonie leistet unverzichtbare Arbeit. Mein Ziel ist es, diese Geschichten emotional und informativ zugänglich zu machen. KI und ein Headless-CMS entlasten unsere Teams, minimieren manuelle Aufgaben und schaffen Freiraum für Kreativität. So verwandeln wir Informationspflicht in inspirierende Kommunikation.
Nächste Schritte
  • Ab sofort: Trockenübungen
  • 25. September: Budget- und Bestellfreigabe einholen.
  • 31. Oktober: Live-PoC-Demo im Foyer erleben.
  • Content-Audit für den Web-Relaunch starten.
  • 2. August: Projektarbeit einreichen.
  • Mitte August: Testraum für Display-Installation bereitstellen.
  • Workshop zur Einführung für Redaktionsteams im September planen.